Pengguna:Bennylin/Kamus/Kearsipan

ABSTRAKSI BAHAN KEARSIPAN	Merumuskan inti dari rekaman wawancara sejarah lisan.
ADMINISTRASI KEARSIPAN	Penyelenggaraan administrasi / penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalulintas surat menyurat keluar masuk.
AGENDARIS	Pegawai yang bertugas mencatat semua surat masuk dan surat keluar.
AKUISISI ARSIP	Penambahan jumlah koleksi arsip baik dengan jalan membeli tukar menukar, hibah atau dengan kesepakatan lainnya.
ANGKA KREDIT	Angka yang diberikan berdasarkan penilaian atas prestasi yang dicapai o!eh arsiparis dalam mengerjakan butir rincian kegiatan yang digunakan salah satu syarat untuk pengangkatan dan kenaikan pangkat dalam jabatan arsiparis.
ARCHIVES NATIONALE	Kantor Arsip Nasional pertama di Paris, Perancis didirikan tanggal 2 September 1790.
ARSIP	1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badanbadan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
ARSIPARIS	Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas sehari-hari, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh oieh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, tidak terrnasuk kegiatan mengurus, memberkas dan mengelola arsip.
ARSIP AKTIF	Arsip yang masih sering digunakan bagi kelancaran penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas sehari-hari.
ARSIP BAYANGAN	Arsip hasil refrografi / salinan yang telah dalam berkas / dosir.
ARSIP DAERAH	Perangkat Pelaksana Daerah dalam bidang kearsipan, dokumentasi yang terdapat pada Pemerintah Daerah (Propinsi) dan Daerah (Kabupaten/Kodya).
ARSIP DINAMIS	Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara.
ARSIP DUPLIKASI	Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
ARSIP FILM	Arsip yang informasinya berupa citra bergerak (moving images) terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan Ieknis dan artistik dengan peralatan khusus.
ARSIP INAKTIF	Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanan tugas seharihari.
ARSIP INAKTIF DAERAH	Arsip Daerah yang tidak dipergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, hasil penyusutan arsip dinamis.
ARSIP GAMBAR STATIK	Arsip yang isi informasinya berupa citra dim (still visual) tidak bergerak (foto, slide, gambar dan poster).
ARSIP KACAU	Arsip yang sistem penataannya tidak dapat disusun kembali seperti pada waktu aktifnya. Penanganannya dengan cara sebagai berikut: 1. Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asal usul, sehingga arsip arsip itu merupakan suatu kesatuan atau kelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dan sumber asalnya, instansi / unit yang diciptakannya. 2. Memilih arsip dan nonarsip, antara lain amplop, map, dan blanko-blanko formulir. 3. Bahan-bahan nonarsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan.
ARSIP KARTOGRAFIK	Arsip yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau foto metrik, termasuk didalamnya antara lain peta, chat, desain bangun mesin / pesawat bagan dan sejenisnya.
ARSIP KONVENSIONAL	Arsip-arsip yang informasinya terekam dalam media kertas yang meliputi tertulis tangan, ketikan. Karena informasi yang terekam berupa tulisan atau ketikan
ARSIP MENURUT BENTUK	1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. 2. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara Iangsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
ARSIP MEDIA BARU	Arsip yang berisi informasi yang direkam dalam bentuk elektronik yang menggunakan peralatan khusus, seperti arsip baca mesin dan arsip pandang dengar.
ARSIP MENURUT PROSES	1. Asli. 2. Tembusan. 3. Salinan/fotokopi. 4. Pengadaan/reproduksi.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA	Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota Republik Indonesia dan berada Iangsung di bawah serta bertanggungjawab kepada Presiden (dibentuk pada tanggal 28 Januari 1892 dengan nama Lansarchief/Arsip Negara dengan Direktur pertamanya DR J.A. Vander Chijs.
ARSIP PANDANG DENGAR	Arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beranega ragam.
ARSIP PERMANEN	Arsip yang mempunyai nilai guna yang tinggi bagi kehidupan kebangsaan dan pertanggungjawaban nasional
ARSIP REKAMAN SUARA	Arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan mempergunakan sistem perekam tertentu
ARSIP SEMI AKTIF	Arsip yang frekwensi penggunaannya secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
ARSIP STATIS	Arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
ARSIP TEKSTUAL	Arsip yang uraian informasinya berbentuk tulisan atau teks.
ARSIP TERATUR	Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut: 1. Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan misalnya; Sistem Buku Agenda, Sistem Kartu/Sistem Kaulbach. 2. Ditertibkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya dapat lancar. 3. Arsip yang tidak diperlukan baik oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan sebagai bahan bukti pertanggung-jawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesual ketentuan yang berlaku. 4. Arsip yang diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintah yang bersangkutan tetapi diperlukan dan penting sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku. 5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Penyimpanari Arsip. 6. Apabila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional. 7. Apabila jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan maka daftar waktu penyimpanan arsip disesuaikan dengan ketentuan dalam jadwal retensi arsip.
ARSIP VIDEO	Arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images) terekam dalam rangkaian garnbar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
ARSIP VITAL	Arsip yang dipergunakan untuk menjamin berlangsungnya kegiatan pemerintahan atau kegiatan usaha, sehingga perlindungan atas arsip-arsip tersebut menduduki posisi sentral dan merupakan tuntutan yang primer.
AZAS DESENTRALISASI KEARSIPAN	Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.
AZAS GABUNGAN SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI KEARSIPAN	Pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dan desentralisasi.
AZAS PENYIMPANAN ARSIP	1. Asas Sentralisasi. 2. Asas Desentralisasi. 3. Asas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi.
AZAS SENTRALISASI KEARSIPAN	Pelaksanaan pengeloalan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip
BADAN PEMERINTAH	Seluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnya sebagian atau seluruhnya berasal dan pemerintah.
BADAN SWASTA	Bidang kegiatan yang mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan pemenintahan dan atau pembangunan serta perkembangan kehidupan kebangsaan pada umumnya, seperti badan-badan atau organisasi - organisasi dibidang sosial politik atau ekonomi.
BAKI SURAT (LETTER TRAY)	Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk meletakan / menyimpan surat yang biasanya disimpan diatas meja.
BERKAS	Himpunan dokumen / arsip yang isinya saling berkaitan sehingga membentuk satu kesatuan informasi.
BRANKAS (SAFE KEEPING DOCUMENT)	Lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman dan biasanya untuk menyimpan arsip-arsip penting / rahasla.
BROSUR	Terbitan yang mengandung infomasi tertentu yang bersifat aktual.
CANDI DEWA MATROEN	Tempat penyimpanan dokumen-dokumen negara, catatan sidang, peraturan-peraturan buku catatan dan lain-lain di kota Athena, Yunani sekitar abad 5 dan 6 sebelum Masehi, dianggap merupakan lembaga kearsipan pertama di dunia.
CARA PEMUSNAHAN	1. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan dengan sepengetahuan Pimpinan Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan. 2. Arsip-arsip yang tidak diperlukan baik oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan yang bersangkutan maupun untuk bahan bukti pertanggungjawaban nasional dapat dimusnahkan, dengan ketentuan bahwa: a. Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar dengan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan. b. Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawalan Negara. c. Untuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikan ketentuan - ketentuan yang berlaku untuk itu. 3. Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh. dua orang pejabat dari bidang hukum / perundangundangan dan atau bidang pengawasan dan lembaga- lembaga / badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan. 4. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip. 5. Pemusnahan arsip hasil penyusutan harus dengan persetujuan Pusminda dan Kantor Arsip Daerah Propirisi DKI Jakarta.
CARA PENATAAN	Sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut: 1. Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan, misalnya : sistem buku agenda, sistem kartu / sistem kaulbach dan lain-lain. 2. Diterbitkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya lancar. 3. Arsip yang tidak diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan maupun sebagai bahan bukti pertanggung-jawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku. 4. Arsip yang tidak diperlukan oIeh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, tetapi diperlukan dan penting sebagai bahan bukti.pertanggungjawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku. 5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditentukan jangka waktu Penyimpanan Arsip. 6. Apabila waktu penyimpanannya berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional. 7. Apabila Jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, maka Daftar Waktu Penyimpanan Arsip disesuaikan dengan ketentuan yang tersebut dalam Jadwal Retensi Arsip.
CARA PENYERAHAN ARSIP	1. Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang akan menyerahkan arsipnya wajib berkonsultasi dengan Arsip Nasional. 2. Penyerahan arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan diserahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip. 3. Lembaga-lembaga Negara / Badan-badan Pemerintahan di tingkat pusat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional Pusat. 4. Sementara menunggu dikeluarkannya peraturan perundangan yang mengatur tentang Arsip Nasional Daerah, Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah hendaknya: a. Bila telah terbentuk Perwakilan Arsip Nasional di Daerahnya menyerahkan arsiparsipnya kepada Perwakilan Arsip Nasional di Daerah yang bersangkutan. b. Bila belum terbentuk Perwakilan Arsip Nasional di Daerahnya menahan / menyimpan untuk sementara arsip-arsipnya di unit kearsipan / Pusat penyimpanan arsipnya masing-masing.
COMPACT ROLLING SHELVING (ROLL-O-PACT)	Lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah
COMPACT ROTARY FILING	Sistem file bertingkat semacam rotary filing system hanya berada atau dimasukkan dalam lemari.
COMPUTER	Serangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi / program yang diberikan serta dapat menampilkan dan menyimpan keterangan bilamana diperlukan.
DATA PLAN TRAY FILING SYSTEM	Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertical ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal.
DESK TRAY	Tempat untuk menympan arsip yang dapat diletakkan diatas meja atau diatas peralatan lainnya.
DESKRIPSI	Rincian informasi yang terkandung dalam arsip yang dimaksudkan sebagai sarana penemuan, terdiri dari lima unsur: bentuk redaksi, isi singkat, tingkat perkembangan, tanggal dan bentuk luar.
DESKRIPSI ARSIP	Gambaran informasi secara menyeluruh dari khasanah / koleksi arsip dapat dengan jalan mendeskripsi arsip. Pendeskripsian arsip biasanya menggunakan kertas fisches dengan ukuran tertentu.
DINAS ARSIP DAN DOKUMENTASI	Perangkat pelaksana daerah dalam bidang kearsipan dan dokumentasi, disebut juga Arsip Jayakarta (SK. Gubernur KDKI Jakarta Nomor 396 tahun 1977). Berdasarkan Peraturan Daerah Propinsi Daerah Khusus lbukota Jakarta Nomor 3 Tahun 200 tentang Bentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Dinas Arsip dan Dokumentasi Propinsi OKI Jakarta menjadi Kantor Arsip Daerah Propinsi OKI Jakarta.
DISPOSAL	Kegiatan yang berhubungan dengan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, sehingga arsip tersebut tidak perlu disimpan.
DOKUMENTASI	Kumpulan bahan-bahan bukti baik dalam bentuk tulisan, cetakan, rekaman maupun gambargambar yang dilakukan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan kehidupan kemanusiaan.
DOKUMEN	Warkat asli yang dipergunakan sebgai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan, berupa semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan maupun yang berbentuk rekaman lainnya seperti pita suara/kaset, video tapes, film, fitrip, slide, microfilm, micrifiche, gambar dan foto.
DOKUMEN DAERAH	Dokumen berupa karya tulis / cetak yang isinya mengandung gagasan atau saran tentang penyelenggaraan kehidupan Daerah yang bersifat umum baik nilai materi maupun keterbukaannya.
DOSIR	Himpunan arsip suatu urusan tertentu yang terdiri dari berbagai masalah yang saling berkaitan.
DOSIR CANDAK	Hasil proses penghimpunan arsip suatu urusan tertentu yang penggarapannya belum rampung, yang terdiri dari berbagai masalah yang saling berkaitan.
DOSIR IRAS	Hasil proses penghimpunan arsip suatu urusan tertentu yang penggarapannya belum rampung atau sudah rampung yang terdiri dari berbagai masalah yang saling berkaitan yang merupakan pelengkap/pendamping dosir tuntas atau dosir candak.
DOSIR PELAKSANAANNYA	1. Penetapan arsip tulis dilakukan dalam bentuk berkas dan arsip inaktif dilakukan dalam bentuk dosir; 2. Arsip tulis aktif yang dikuasai oleh Sekretaris Pengolah dikelompokan menurut kesamaan masalah dalam suatu urusan, dihimpun dalam suatu berkas; 3. Berkas arsip inaktif yang dikuasai oleh Induk Tata usaha yang masalahnya saling berkaitan mengenai suatu urusan, dihimpun dalam suatu dosir.
DOSIR TUNTAS	Dosir suatu urusan tertentu yang penggarapannya tuntas yang terdiri dari berbagai masalah yang saling berkaitan.
EKSPEDITUR	Pegawai Kearsipan yang bertugas mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim.
FILE	Merupakan jenis arsip aktif yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja.
FILING	Proses kegiatan menata, mengatur / menyusun dan menyimpan arsip secara sistematis, sehingga dengan mudah dan cepat arsip tersebut dapat ditemukan kembali setiap saat diperlukan.
FILING KABINET	Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal.
FILING (TUJUANNYA)	1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. 2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
FOLDER	Alat dari karton yang dipergunakan untuk menempatkan lembaran arsip agar memberkas. Folder semacam map yang memiliki tab untuk penulisan indeks ataupun kode arsip didalamnya. Jika penataannya secara vertical tab berada di atas sebelah kanan, dan jika penataannya secara lateral tab berada di samping.
FORMASI KEARSIPAN	1. Agendaris. 2. Arsiparis. 3. Ekspeditur. 4. Kurir. 5. Pengganda.
FUMIGASI	Merupakan suatu tindakan pengasapan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.
FUNGSI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA	1. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha pengembangan kearsipan nasional. 2. Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis. 3. Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan melalui pendidikan dan latihan. 4. Menampung, menyimpan dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh Lembagalembaga Negara/Badan-badan pemerintahan dan Badan-badan lainnya. 5. Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari badan badan Swasta dan Perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan arti penting sebagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung jawaban nasional. 6. Mengolah dan mengatur arsip-arsip yang telah diserahkan untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan Pemerintahan, penelitian dan kepentingan umum. 7. Menyelenggarakan hubungan dan kerja sama dengan badan-badan di dalam dan di luar negeri sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang berlaku.
FUNGSI ARSIP	1. Sebagai bahan informasi dalam pengambilan keputusan dan penentuan kebijaksanaan. 2. Sebagai alat pertanggungjawaban, baik tanggung jawab moral maupun finansial. 3. Sebagai pusat ingatan. 4. Sebagai alat pembuktian yang otentik. 5. Sebagai ukuran tertib tidaknya suatu organisasi. 6. Sebagai bahan penelitian ilmiah. 7. Sebagai pedoman kerja.
FUNGSI KANTOR ARSIP DAERAH PROPINSI DKI JAKARTA	1. Melaksanakan penyusunan rencana dan program di bidang Kearsipan Daerah. 2. Melaksanakan pembinaan koordinasi di bidang kearsipan terhadap unit-unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah. 3. Melaksanakan penelitian dalam upaya pengembangan system dan pelayanan informasi Kearsipan Daerah. 4. Melaksanakan penilaian arsip inaktif dalam rangka penyusutan arsip. 5. Melaksanakan penilaian dan akuisisi arsip statis dalam rangka penyelamatan bahan pertanggungjawaban Daerah. 6. Melaksanakan penggalian dan penelusuran arsip dan dokumen kedinasan, swasta dan perorangan yang berhubungan dengan penyelenggaraan daerah serta perkembangan kota Jakarta. 7. Melaksanakan penyelenggaraan hubungan kerjasama bidang Kearsipan. 8. Melaksanakan pengelolaan dukungan teknis administratif.
GUNA ARSIP REKAM	1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu atau peristiwa. 2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip / dokumentasi yang efektif. 3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat dan gambling. 4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan (shadow archief).
GUNA DAFTAR DAN JADWAL RETENSI	1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dan arsip inaktif. 2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 3. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya. 4. Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen. 5. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
GUNA MIKROLIMISASI	1. Kegunaan mikrofilmisasi arsip / dokumen adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari-hari dan penyelamatan (pengawetan / penyimpanan). 2. Nilai guna mikrofilmisasi adalah sama dengan nilai arsip atau dokumen asli dalam arti materiil. 3. Nilai guna tersebut adalah bersifat nilai administrasi nilai hukum, nilai sejarah, nilai ilmiah, dan nilai keterpaduan kepentingan antar satminkal.
GUNSEIKABU KOBUNSYOKUN	Kantor Arsip di Jakarta pada masa Pendudukan Jepang (1942)
HAK REKAM SASARAN DAN PENYELENGGARAAN	1. Perekaman untuk film movie, film foto dan suara dapat dilaksanakanoleh Satminkal, sebagai pemegang Hak Rekam. 2. Perekaman arsip dan dokumen dalam microfilm dilaksanakan oleh Biro Umum, Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta. 3. Dalam menentukan kejadian / peristiwa yang akan direkam mempergunakan formulir.
HISAP DEBU	Suatu usaha membersihkan / membebaskan arsip dokumen dari debu dengan menggunakan mesin ‘VACUM CLEANER’ (penghisap debu).
HUKUM PIDANA	1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. 2. Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undangundang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selamalamanya 20 (dua puluh) tahun. 3. Tindak pidana yang diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan.
INDEKS	Suatu tanda atau nama yang diberikan pada lembaran atau kelompok arsip sebagai tanda pengenal untuk memudahkan pencarian dan penemuannya.
INDEKS	Sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasikan melalui penunjukan suatu tanda pengenal.
INDEKS RELATIF	Daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun yang masalah dan kodenya disusun secara abjad.
INFORMASI	Informasi pada dasarnya adalah data yang telah diolah atau merupakan hasil pengkajian yang kemudian dikirimkan kepada orang / unit kerja lain yang memerlukan layanan informasi. Informasi sebagai satu kesatuan berfungsi untuk mengurangi ketidakpastian. Informasi merupakan suatu keluaran dari suatu proses yaitu proses kegiatan yang dimulai dari pengumpulan data, penyusunan data, meringkas dan mengambil intisarinya untuk kebutuhan si penerima atau pengguna layanan informasi.
INVENTARISASI ARSIP	Suatu kegiatan pencatatan semua koleksi arsip yang memiliki atau disimpan, baik secara lembar per lembar atau secara berkelompok / berkas arsip.
JADWAL RETENSI ARSIP	Daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai penyusutan arsip.
JADWAL RETENSI	Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga obyektifitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut. Jadwal Retensi Arsip disusun oleh suatu Panitia yang terdiri dari Pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing. Dalam melaksanakan tugasnya Panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah Kepegawaian. Rancangan Jadwal Retensi Arsip yang merupakan hasil kerja Panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai Jadwal Retensi Arsip yang untuk lingkungan organisasinya. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Menteri Dalam Negeri. Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip dapat dihindarkan. Tiap-tiap perubahan Jadwal Retensi Arsipharus menempuh prosedur yang sama seperti tersebut di atas. 1. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. 2. Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip. 3. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. 4. Jadwal Retensi Arsip sebagaiman dimaksud ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Pemerintahan masing-masing setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional. 5. Dalam menentukan retensi arsip keuangan dan atau arsip kepegawaian terlebih dahulu perlu didengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan atau Kepada Badan Administrasi Kepegawaian Negara. 6. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintahan Daerah ditetapkan sesuai dengan ketentuan terlebih dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.
JARINGAN INFORMASI	Jaringan kerjasama pelayanan informasi kearsipan yang dilaksanakan secara terpadu dan diolah secara professional.
JENIS DAN BENTUK ARSIP REKAM	Arsip rekam dibedakan dalam beberapa jenis yaitu film movie, film foto, suara dan mikrofilm. 1. Pada arsip film movie, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol, ukuran 8, 16,35,70 dan 105 mm dengan kepekaan cahaya 64 200 ASA, berwarna atau hitam putih, dengan atau tanpa suara. 2. Sasaran film movie adalah kronologi proses suatu peristiwa atau kejadian dan dokumen korporil, dalam thema tertentu atau jurnal. 3. Pada arsip film foto, film yang dipergunakan adalah ukuran 35 120 mm dengan kepekaan cahaya 200 400 ASA, berwarna atau hitam putih. 4. Hasil pemotretan berbentuk frame atau set, berwujud foto berukuran poscard, salon / statie dan cabinet. 5. Sasaran rekam film foto adalah tahap-tahap dalam proses suatu kejadian status peristiwa, benda dan dokumen korporil. 6. Pada arsip suara, bahan perekam yang dipergunakan adalah pita magnetic berbentuk real atau assette dan piringan dengan ukuran kecepatan (speed) tertentu. 7. Sasaran rekam arsip suara adalah bunyi / suara akustik yang bernilai administrasi, hukum, sejarah dan ilmiah. 8. Pada arsip microfilm, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol atau potongan, ukuran 8, 16, 35, 70, 105 mm dengan kepekaan cahaya 40 60 ASA, berwarna atau hitam putih. 9. Sasaran mikrofilmisasi adalah arsip / dokumen.
KARTU KENDALI	Isian (Kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk / keluar yang tergolong surat penting. Kartu kendali juga berfungsi sebagai alat penyimpanan surat, dan penemuan kembali.
KEGIATAN KEARSIPAN	Kegiatan dalam bidang pembinaan, pengolahan dan pelayanan kearsipan, penilaian dan penyelesaian arsip serta pemasyarakatan kearsipan.
KEGIATAN PENATAAN	1. Urutan kegiatan dalam penataan adalah sebagai berikut: a. Penyiangan / penyortiran menurut materi dan keadaan fisik. b. Penyusutan / retensi. c. Restorasi. d. Pengelompokan menurut kesamaan masalah dalam suatu berkas. e. Penghimpunan arsip mengenai suatu urusan yang masalahnya satu sama lain saling berkaitan berturut-turut dalam suatu dosir candak, dosir iras dan dosir tuntas. f. Inventarisasi isi berkas dan dosir contoh model pada lampiran III). g. Indexasi isi berkas dan dosir (contoh model pada lampiran IV dan V). h. Pengemasan dalam / folder dan box. i. Pengkodean (codenering). j. Penyimpanan berkas atau dosir. 2. Lembar arsip tulis inaktif pada map / folder doletakkan dalam box secara wilahan (lateral). 3. Penyimpanan arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta diatur sebagai berikut: a. Berkas menurut Satmikal. b. Dosir menurut judul urusan.
KARTU PETUNJUK SILANG	Kartu yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada suatu dokumen yang mempunyai masalah lebih dari satu.
KEGUNAAN ARSIP REKAM	1. Bahan pemawasan / pemeragaan kembali sesuatu kejadian atau peristiwa. 2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip / dokumen yang efektif. 3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan gamblang. 4. Pengganti arsip / dokumen yang asli berupa arsip bayangan.
KERUGIAN AZAS SENTRALISASI	1. Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masingmasing unit lainnya, menginat pada waktu bersamaan beberapa unit kemungkinan meminta arsip. 2. Petugas arsip yang kurang tampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau sistematis 3. Terpisahnya letak gedung / kantor dirasakan sebagai hambatan karena jarak yang berjauhan
KERUGIAN AZAS DESENTRALISASI	Pengawasan agak sulit dilakukan, dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.
KEUNTUNGAN AZAS SENTRALISASI	1. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh. 2. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis arsip yang dimiliki secara keseluruhan 3. Memudahkan perawatan dan penyusutan arsip.
KEUNTUNGAN MICRO FILM	1. Meringankan pelayanan penelitian. 2. Menjamin keamanan arsip. 3. Preservasi. 4. Pengamatan ruangan.
KEUNTUNGAN AZAS DESENTRALISASI	Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit.
KERUGIAN MICRO FILM	1. Perawatan yang mahal . 2. Adanya penambahan komponen lain. 3. Nilai instrinsik dari dokumentasi tersebut hilang.
KLASIFIKASI	Suatu kegiatan pengelompokan arsip berdasarkan kelompok masalah.
KODE ARSIP	Tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
KOMPUTER	Serangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi / program yang diberikan serta dapat menampilkan dan menyimpan keterangan bilamana diperlukan.
KURIR	Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan surat-surat.
LABEL	Petunjuk yang memuat keterangan tentang berkas-berkas atau arsip yang ada didalam tempat penyimpanan arsip (map, boks dan lemari arsip).
LAMINASI	Menutup selembar kertas diantara dua lembar plastik yang diletakan diatas hidrolik press yang berujung rata, akibat dari kekuatan penekanan dan panas akan menggabungkan dua lembar kertas.
LANDS ARCHIEF	(Lihat Arsip Nasional Republik Indonesia). Kantor Arsip Negara di Jakarta didirikan tahun 1892.
LAYANAN JASA DAN BAHAN KEARSIPAN	Kegiatan penyediaan dan pemberian informasi dari atau mengenai arsip serta penyajian arsip untuk kepenteingan pengguna arsip, termasuk penyediaan salinan atau reproduksi apabila diperlukan.
LAYANAN KARYA ARSIP PROGRAM PANDANG DENGAR	Menyediakan karya-karya produksi bahan pandang dengar yang isi dan informasinya berasal dari koleksi arsip pandang dengar untuk keperluan apresiasi kearsipan.
LEMARI ARSIP	Lemari yang terbuat dari kayu atau metal yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya : roll film, ordner dan lain-lain.
LEMBAR DISPOSISI	Lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat-surat baik yang diberikan ke atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
LEMBAR PENGANTAR	Formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa dari unit kearsipan ke unit pengolah.
LEMBAGA NEGARA	1. Lembaga tertinggi Negara, adalah: Majelis Permusyawaratan Rakyat. 2. Lembaga Tinggi Negara, adalah: a. Mahkamah Agung b. Badan Pemeriksa Keuangan c. Dewan Perwakilan Rakyat d. Presiden e. Dewan Pertimbangan Agung
LEMBAGA ARSIP DAERAH	Perangkat pelaksana daerah dalam bidang kearsipan dan dokumentasi yang terdapat pada Pemerintah Daerah (Propinsi, Kabupaten / Kota) lembaga arsip daerah disebut juga Pusat Arsip.
MIKRODILMISASI	Untuk menunjang peningkatan daya guna dan hasil guna pengelolaan arsip / dokumen dalam kegiatan administrasi.
MANFAAT ARSIP	1. Dalam bentuk kegiatan organisasi: a. Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. b. Sebagai bahan pengambilan keputusan / kebijaksanaan. c. Sebagai bahan membuat perencanaan. d. Sebagai bahan untuk penyusunan program. e. Sebagai bahan acuan melaksanakan kegiatan. f. Sebagai bahan evaluasi dan laporan. 2. Bahan pertanggungjawaban antar generasi. 3. Bahan penulisan sejarah.
MAP FOLDER	Wadah atau tempat penyimpanan arsip yang akan ditempatkan dalam filing kabinet
MENYIANGI	Menyiangi (Weeding) adalah memisahkan antara arsip-arsip yang telah sampai jangka waktu penyimpanannya dan arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah atau satuan kerja yang bersangkutan
METODE	Cara yang telah menjadi pasti karena ketepatannya merupakan pola dalam melakukan sesuatu pekerjaan.
MIKROFIMISASI	Perekaman arsip / dokumen dalam microfilm.
MIKROFILMISASI (TUJUANNYA)	1. Menyelamatkan dan mengawetkan materi arsip / dokumen dan sekaligus bentuk fisiknya. 2. Mempercepat dan mempertepat poenemuan kembali arsip / dokumen. 3. Menghemat ruangan kerja, karena fisik arsip / dokumen dapat dipindahkan ke tempat lain. 4. Mempermudah penggunaan jasa arsip / dokumen.
MIKROFILM	Suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya.
MIKROFILMISASI (PEDOMAN)	1. Penentuan arsip / dokumen yang dapat direkam dalam microfilm berpedoman pada Daftar Jadwal Retensi dan juga didasarkan pada nilai simpan, kelangkaan, keadaan, fisik dan frekwensi penggunaan. 2. Perekaman arsip / dokumen selain yang telah dibakukan harus dengan persetujuan PUSMINDA dan Kantor Arsip Daerah propinsi DKI Jakarta. 3. Perangkat Organisasi Daerah yang berwenang untuk merekam arsip / dokumen dalam mikrofilm adalah Sekretariat Wilayah Daerah cq. Biro Umum untuk arsip dinamis dan Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta untuk arsip inaktif.
MIKROFILM (KEGUNAANNYA)	1. Untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari-hari dan penyelamatan (pengawetan / penyimpanan) 2. Nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip / dokumen asli dalam arti materiil. 3. Dalam arti materiil sama dengan nilai arsip / dokumen.
MIKROFILM (SASARANNYA)	1. Dosir (candak dan rias) arsip inaktif. 2. Warkat / eksemplar arsip dinamis aktif yang nilai guna fiscal / komtabel, hukum, teknis lapangan (engineering). 3. Produk hukum daerah yang tidak dimuat dalam lembaran Daerah, termasuk Surat Keputusan Kepegawaian Pejabat Teras Daerah. 4. Berita Daerah. 5. Hasil dan risalah rapat / sidang DPRD. 6. Arsip / dokumen yang disimpan abadi, tetapi keadaan fisiknya sudah tidap dapat dipugar (restorasi).
MIKROFILM TERDIRI DARI	1. Alat pemotret, yang dihasilkan foto dalam bentuk klise (negatif film) yang kecil. 2. Roll Film, adalah klise (negatif film) untuk menampung hasil pemotretan. 3. Alat pemrose, adalah alat untuk memproses film agar dapat ditampilkan pada layar. 4. Alat pembaca dan pencetak, adalah alat untuk membaca atau menampilkan gambar / tulisan melalui layar serta mencetaknya bila diperlukan.
MIKROFORM	Hasil proses mikrofilmisasi arsip / dokumen berbentuk roll (cassette, cartridge) dan potonganaperture, strip, ficle.
MOBILE PLAN FILING SYSTEM	Alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu map, cetakan dan lain-lain secara vertical (digantungkan).
NILAI GUNA ADMINISTRASI	1. Dalam arti luas sebagai proses kerjasama antar aparatur pemerintah dalam suatu instansi pemerintah dalam rangka melaksanakan tugas pokok, fungsi dan misi instansi pemerintah dimaksud dengan mendayagunakan sumber-sumber daya secara efesien. 2. Dalam arti sempit diartikan sebagai kegiatan ketatausahaan kantor, pada hakekatnya merupakan kegiatan pengumpulan pengelolaan, penggandaan, penyaluran dan penyimpanan atas warkat / dokumen yang dipergunakan dalam penyelenggaraan pemerintahan.
NILAI GUNA ARSIP	1. Nilai guna administrasi. 2. Nilai guna hukum. 3. Nilai guna keuangan. 4. Nilai guna kebijaksanaan. 5. Nilai guna pelaksanaan kegiatan. 6. Nilai guna sejarah. 7. Nilai guna penelitian.
NILAI GUNA HUKUM	Bahwa arsip / dokumen mempunyai nilai yang sangat diperlukan dalam upaya melengkapi alat bukti utama dalam proses peradilan.
NILAI GUNA KEBIJAKSANAAN	Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya setiap pimpinan struktural selalu terlibat dalam proses penentuan kebijaksanaan dan pengamilan keputusan.
NILAI GUNA KEUANGAN	Setiap instansi pemerintah wajib mempertanggungjawabkan setiap kegiatan yang dananya bersumber dari uang negara yang digunakan untuk membiayai kegiatan yang dilaksanakan.
NILAI GUNA PENELITIAN	Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam mendukung berhasilnya kegiatan penelitian khususnya dalam rangka penyediaan data, fakta dan informasi yang relevan dengan obyek penelitian.
NILAI GUNA PELAKSANAAN KEGIATAN	Berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah merupakan pelaksanaan rangkaian program yang saling berkaitan antar aprogram terdahulu, program sekarang dan program yang akan datang.
NILAI GUNA SEJARAH	Arsip / dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam penulisan sejarah agar dapat lebih mendekati kebenaran dan dapat dipercaya.
ORDNER	Semacam map dan karton tebal yang dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dipervoratar/dilobangi pinggirnya.
ORGANISASI PROFESI KEARSIPAN	Organisasi uang mengkhususkan kegiatannya pada keahlian / keilmuan di bidang kearsipan.
ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS DKI JAKARTA	Sekretaris Daerah Pusat Administrasi Daerah 1. Satuan Administrasi Pangkal a. Sekretaris Daerah (Bapeda, Inspektorat)Wilayah / Daerah, Direktorat, Biro. b. Sekretaris Dewan Perwakilan Daerah c. Pemerintah Kota Administratif d. Kecamatan e. Kelurahan f. Dinas / Kantor g. Instansi di lingkungan organisasi Daerah DKI Jakarta h. Induk Tata Usaha i. Cabang Tata Usaha
ORGANISASI KEARSIPAN	Untuk penguasaan kearsipan, Pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari: a. Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah. b. Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional.
PEDOMAN KEARSIPAN	Suatu naskah tertulis yang berisi segala karangan yang diperlukan mengenai pekerjaan arsip / dokumen dalam suatu organisasi
PELAKSANAAN PENATAAN	1. Penataan arsip tulis aktif dilakukan dalam bentuk berkas dan arsip inaktif dilakukan dalam bentuk dosir. 2. Arsip tulis aktif yang dikuasai oleh sekretaris pengolah dikelompokkan menurut kesamaan masalah dalam suatu urusan, dihimpun dalam suatu berkas. 3. Berkas arsip inaktif yang dikuasai oleh induk Tata Usaha yang masalahnya saling berkaitan mengenai suatu urusan, dihimpun dalam suatu dosir.
PEMELIHARAAN ARSIP	Suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan merawat agar arsip terjamin.
PEMBERIAN ARSIP	Usaha pengurangan arsip (penyusutan) of Care memindahkan arsip aktif dari unit kerja atau file aktif ke pusat penyimpanan arsip atau file inaktif.
PEMUSNAHAN ARSIP	Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna.
PEMUSNAHAN ARSIP, DENGAN CARA:	Pemusnahan arsip adalah tindakan kegiatan secara fisik yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik maupun bentuknya. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembaga negara / badan pemerintah masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan panitia penilai arsip serta dari Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau dari Badan Administrasi setelah mendapat persetujuan dari Arsip nasioanl. Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemerintahan yang berbentuk Badan Negara atau Badan-badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepada Badan Administrasi Kepegawaian Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari Arsio Nasional. Bilamana dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan terdapat keragu-raguan maka dipergunakan nilai yang paling tinggi.
PENATA ARSIP	Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memeilhara arsip.
PENATAAN ARSIP	Penataan adalah penggarapan arsip / dokumen daerah setelah penanganan surat menyurat berkahir, berupa penyimpanan (filing) menurut masalah, penyusutan, pemberkasan, pendosiran, perawatan/restorasi, penyimpanan abadi penemuan kembali guna pelayanan.
PENDAFTARAN ARSIP	Membuat sarana penemuan arsip berupa daftar berkas arsip inaktif baik sebagian maupun keseluruhan khasanah arsip dari suat lembaga / badan.
PENDOSIRAN	Suatu kegiatan penghimpunan arsip suatu urusan atau obyek tertentu yang terdiri dari berbagai masalah yang saling berkaitan atau berhubungan.
PENGGANDA	Pegawai yang bertugas memperbanyak surat warkat / arsip.
PENGGANDAAN	Kegiatan dalam bidang kearsipan atau tata usaha yang memperbanyak sesuatu arsip / dokumen dalam jumlah yang cukup banyak sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
PENGELOLAAN ARSIP	Segala kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian pelaksanaan, pengendalian danpengawasan kearsipan.
PENGUASAAN ARSIP/DOKUMEN DAERAH	1. Penanggung jawab penguasaan arsip / dokumen daerah adalah Gubernur Propinsi DKI Jakarta. 2. Pelaksanaan harian penguasaan arsip / dokumen daerah adalah Sekretaris Wilayah Daerah. 3. Penanggung jawab atas pembuatan / penerimaan arsip / dokumen dalam suatu satminkal adalah pimpinan satminkal yang bersangkutan.
PENILAIAN ARSIP	Suatu kegiatan menilai arsip dalam rangka menetapkan arsip disimpan permanen dan perawatan fisik yang berdasarkan atas sejumlah kriteria tertentu yang menyangkut segi historis, artistik, tehnik dan kondisi fisik.
PENILAIAN INVENTARIS ARSIP	Melakukan evaluasi terhadap inventaris arsip.
PENILAIAN SENERAI ARSIP	Melakukan evaluasi terhadap senerai arsip.
PENITIPAN ARSIP	Adalah penitipan dokumen / arsip yang disimpan / dirawat, sedangkan penguasaannya tetap pada SATMINKAL Penitip yang bersangkutan.
PENYELAMATAN ARSIP	1. Lembaga-lembaga Negara atau badan-badana Pemerintahan yang mengetahui adanya dan atau mengetahui akan dimusnahkannya arsip Badan-badan swasta dan atau perorangan sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf b Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 serta arsip tersebut dianggap bernilai guna bagi bidang tugasnya masing-masing atau bagi kehidupan kebangsaan pada umumnya wajib ikut menyelamatkannya dan atau melaporkan kepada Arsip Nasional. 2. Berdasarkan adanya laporan dan atau karena mengetahui sendiri Arsip Nasional mengambil tindakan pengamanan atau penyelamatan arsip-arsip.
PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN	1. Tata kearsipan dilaksanakan dengan memeprgunakan kartu kendali sebagai sarana penataan arsip, dan jadwal retensi sebagai sarana penyusutan. 2. Ketentuan-ketentuan penyelenggaraan tata kearsipan Departemen Dalam Negeri seperti dimaksud pada ayat (1) pasala ini diatur dalam lampiran I keputusan ini
PENYERAHAN ARSIP	Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut: 1. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan di Tingkat Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat. 2. Bagi arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah. Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari Arsip-arsip yang diserahkan.
PENYIMPANAN	Suatu kegiatan penyusunan arsip ke dalam map, boks dan lemari secara teratur berdasarkan sumber asal dan kelompok masalah ataupun berdasarkan seri, berkas / dosir, dan secara kronologis.
PENYORTIRAN	Kegiatan memilah-milah arsip dan yang bukan arsip termasuk arsip yang tidak bernilai guna lagi.
PENYUSUNAN RANCANGAN JADWAL RETENSI ARSIP	Menyusun jadwal retensi arsip dari rancangan hingga layak diajukan kepada Kepala Arsip Nasional.
PENYUSUTAN ARSIP	Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing; 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; 3. Menyertakan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. a. Penyusutan arsip di lingkungan Departemen Pertahanan Keamanan karena sifat khusus dan fungsinya, bilamana dapat diatur dalam ketentuan tersendiri dengan berpedoman pada Peraturan Pemerintah ini. b. Penyusutan arsip yang dimaksud dalam peraturan Pemerintah ini dilaksanakan dengan memperhatikan kerahasiaan dan sifat kerahasiaan sesuatu arsip. c. Penyusutan dan pemusnahan arsip yang telah dalam penguasaan Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta, berpedoman pada Daftar Jadwal Retensi serta disaksikan oleh SATMINKAL yang bersangkutan pada PUSMINDA.. d. Semua pembiayaan sebagai akibat pelaksanaan Peraturan Pemerintah ini dibebankan pada anggaran belanja masing-masing Lembaga negara atau badan-badan Pemerintah yang bersangkutan.
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK MENYIMPAN ARSIP	1. Filing Kabinet 2. Ordner 3. Baki surat (Letter Tray) 4. Brankas (Safe Keeping Document) 5. Rak buku (lemari terbuka) 6. Lemari Arsip 7. Visible record cabinet 8. Compact rolling shelving (roll o-pact) 9. Rotary Filing System 10. Compact rotary filing 11. Vertikal plan filing system 12. Data plan tray filing system (kardex) 13. Retrix 14. Memory writer 15. Microfilm 16. Komputer 17. Desk tray 18. Rollafile trolley
PERSONIL ARSIP (SYARATNYA)	1. Ketelitian. 2. Kecerdasan. 3. Kecermatan. 4. Kerapihan 5. Tekun dalam melaksanakan tugas. 6. Tidak mudah bosan. 7. Mampu memegang/menyimpan rahasia. 8. Peramah, sopan santun. 9. Kesabaran / tidak emosional. 10. Memiliki keahlian di bidang kearsipan.
PERUSAK ARSIP	Arsip rusak karena faktor: 1. Biologis (iklim tropis, kelembaban) 2. Phisik (cahaya, panas, air) 3. Kimiawi (gas acidic) 4. Banjir, kebakaran, ulah manusia
POLA KLASIFIKASI ARSIP	Pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah sistematis dan logis serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
PENGASAPAN/FOGGING	Suatu cara untuk mengkaliskan atau membebaskan arsip / dokumen dari hama / serangga, dengan cara menyemprotkan pestisida ke dalam ruangan arsip.
PUBLIC RECORD OFFICE	Kantor Arsip Nasional di Inggris, didirikan tanggal 14 Agustus 1838.
PRESERVASI	Usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
PROSES PENYIMPANAN	1. Memisah-misahkan arsip (segregating). 2. Meneliti arsip (examining). 3. Memasukkan arsip (assembling). 4. Mengklasifikasikan arsip. 5. Mengindeks arsip. 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference). 7. Menyusun arsip. 8. Memfile arsip.
PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP	1. Penyortian. 2. Retensi. 3. Klasifikasi. 4. Inventarisasi. 5. Indeks. 6. Label / Tiket. 7. Penyimpanan.
PUSAT ARSIP	Tempat atau gedung penyimpanan arsip inaktif disebut juga intermediate storage. Bagi organisasi besar layak memiliki pusat arsip yang menyimpan, merawat serta menyajikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja. Pusat arsip pemerintah propinsi DKI Jakarta adalah Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta.
PUSMIDA	Pusat Administrasi Daerah adalah perangkat organisasi kearsipan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta, dalam hal ini Biro Umum.
RAK BUKU (LEMARI TERBUKA)	Rak untuk menyimpan buku-buku di perpustakaan atau untuk menyimpan odner sejenisnya.
RECORD	Jenis arsip inaktif yang sudah menuruh nilai kegunaannya dalam proses administrasi seharihari. Arsip ini tidak terdapat di unit-unit kerja, tetapi akan sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan.
REPRODUKSI	Penggandaan dokumen / arsip.
REPROGRAFI	Cetak rekam dokumen / arsip sesuai dengan bentuk/format aslinya.
RESTORASI ARSIP	Memperbaiki arsip-arsip yang rusak sehingga dapat digunakan dan dismpan untuk waktu yang lebih lama lagi.
RETENSI	Suatu kegiatan penentuan jangka waktu atau umur penahanan / penyimpanan suatu arsip, karena masih mempunyai nilai guna.
RETRIKS	Alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga nilai nomor arsip dibutuhkan akan muncul / diambil diantara permukaan arsip lainnya.
ROLL FILE TROLEY	Tempat untuk menyimpan arsip yang dapat dengan mudah dipindahkan kerana mempunyai roda dibawahnya.
RUBRIK	Berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah. Daftar Istilah Lainnya SATMINKAL Satuan Administrasi Pangkal yaitu organisasi perangkat daerah pembuat dan penerima arsip / dokumen, penerima pelimpahan wewenang pelaksanaan tugas daerah dari Gubernur Propinsi DKI Jakarta.
SENERAI ARSIP	Sarana penemuan arsip berupa susunan hasil pemberian arsip statis dari sebagian kelompok / khasanah arsip.
SENTRALISASI	Salah satu system / azas penyimpanan sebagai lawan dari sistem penyimpan desentralisasi, yaitu sistem penyimpanan arsip dinamis terpusat. Pengelolaan dan penyimpanan dibebankan pada satu unit organisasi.
SERI	Kelompok arsip yang ditata berdasarkan kesamaan jenisnya.
SIFAT ARSIP	1. Sifat arsip dinamis pada dasarnya tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakukannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. 2. Sifat arsip statis pada dasarnya terbuka, namun bilamana Lembaga Negara atau Badanbadan Pemerintahan menganggap harus tetap dipegang kerahasiaannya, dapat tetap diberlakukan ketentuan tentang kerahasiaan surat / dokumen.
SISTEM	Ialah suatu totalitas yang mempunyai elemen atau unsure, komponen dan subsistem yang satu dengan yang lainnya salaing berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi.
SISTEM ABJAD	Merupakan salah satu system penataaan arsip yang digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
SISTEM FILING	Suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan dan pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK	1. Mudah dilaksanakan. 2. Mudah dimengerti. 3. Murah / ekonomis. 4. Tidak memakan tempat. 5. Mudah dicapai. 6. Cocok bagi organisasi. 7. Luwes. 8. Dapat mencegah kerusakan. 9. Mempermudah pengawasan.
SISTEM KEARSIPAN POLA BARU	1. Penanganan urusan kearsipan pengorganisasiannya diatur secara tegas (Kep. Gubernur KDKI Jakarta nomor 1024 tahun 1994). 2. Prosedur surat menyurat digunakan sistem kartu kendali (tidak menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi). Diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 3 tahun 1976. 3. Tata simpan arsip menggunakan system klasifikasi masalah sehingga mempermudah proses penemuan kembali, diatur melalui Keputusan Gubernur nomor 4 tahun 1976. 4. Penyusutan arsip dilaksanakan secara kontinyu, berdasarkan jadwal umum simpan arsip (Jadwal Retensi Arsip diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 100 tahun1984). 5. Sarana kearsipan ditetapkan standarisasinya. 6. Penyelamatan arsip ditunjang microfilm (Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 2989 tahun 1984).
SISTEM TANGGAL/URUTAN WAKTU (CHRONO-LOGICAL SYSTEM)	Sistem penataan arsip berdasarkan tempat / lokasi, daerah atau wilayah tertentu.
SKEMA PENGATURAN KEARSIPAN	Kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokan pemberian arsip.
SURAT PENTING	Surat yang isinya mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama atau tetap (permanen) dan bernilai sejarah, hukum, ilmiah, administrative, keuangan, politis dan sebagainya bagi instansi. Bila surat tersebut terlambat pengurusannya atau hilang dapat menimbulkan akibatakibat yang merugikan instansi, mengganggu kelancaran dan keberhasilan pekerjaan, dan sebagainya dan tidak mudah memperoleh gantinya.
SURAT BIASA	Surat isinya tidak mengikat, tidak mengharuskan adanya tindak lanjut. Jika surat tersebutterlampir pengurusannya ataupun hilang tidak menimbulkan kerugian dan tidak mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan kerja.
SURAT TERBUKA	Surat yang sebelum oleh yang bersangkutan harus dibuka dicatat oleh petugas kearsipan.
SURAT TERTUTUP	Surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa dibuka (tetap bersampul)
SURVEY ARSIP	Kegiatan penelitian dan pencatatan yang dilakukan dalam rangka penjajagan sebelum dilakukannya pentaan pada arsip inaktif-statis yang penataannya sudah tidak berdasarkan penataan pada masa dinamisnya (arsip kacau).
SYARAT PETUGAS KEARSIPAN	1. Ketelitian. 2. Kecerdasan. 3. Kecermatan. 4. Kerapihan 5. Tekun dalam melaksanakan tugas. 6. Tidak mudah bosan. 7. Mampu memegang / menyimpan rahasia. 8. Kesabaran dan tidak emosional. 9. Memiliki keahlian di bidang kearsipan.
TANGGUNG JAWAB	Arsip sesuai dengan Undang-undang yang berlaku menjadi wewenang dan tanggungjawab Pemerintah. Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip, sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya berdasarkan perundingan atau ganti rugi.
TEXTUAL	Arsip / dokumen yang berupa naskah tulis / ketik / cetak.
TRANSKRIPSI ARSIP PALEOGRAFIS	Penyalinan naskah dari tulisan kuno ke tulisan sekarang.
TRANSFER	Kegiatan memindahkan arsip-arsip ke arsip inaktif, karena arsip tersebut tidak digunakan lagi atau jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran.
TRANSLITERASI ARSIP	Penyalinan arsip dengan penggantian huruf dari abjad yang satu ke abjad yang lain.
TRANSKRIPSI REKAMAN WAWANCARA	Penyalinan dari rekaman suara ke dalam bentuk tulisan.
TUGAS CABANG TATA USAHA	Membantu pelaksanaan tugas Induk Tata Usaha.
TUGAS INDUK TATA USAHA	1. Membantu / melaksanakan tugas-tugas setiap unit Satminkal. 2. Mengkoordinasikan Cabang Tata Usaha.
UNIT KEARSIPAN	Unit organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis dalam lingkungan suatu organisasi atau perusahaan yang bertugas mengendalikan arsip aktif juga sebagai pusat arsip inaktif.
UNIT PENGOLAH	Satuan kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang bertugas mengelola dan memanfaatkan arsip aktif.
VISIBLE RECORD CABINET	Tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam kabinet.
VERTICAL PLAN FILING SYSTEM	Lemari yang terbuat dari besi plan digunakan untuk menyimpan gambar dengan system penyimpanan yang vertical (digantungkan).
WAJIB SERAH ARSIP	Satminkal / organisasi perangkat daerah wajib menyerahkan dokumen, arsip inaktif / statis yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah propinsi DKI Jakarta. Arsip yang diserahkan tersebut dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar isi.
WAJIB SERAH (PELAKSANAANNYA)	Organisasi perangkat Daerah atau Satminkal berkewajiban menyerahkan arsip / dokumen inaktif yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta. 1. Arsip / dokumen yang diserahkan dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar isinya yang berisi arsip / dokumen hasil penyusutan dengan berpedoman pada Daftar dan Jadwal Retensi. 2. Setiap penyerahan harus melalui/sepengetahuan Pusminda 3. Serah Terima diproses dalam Berita Acara. 4. Penyimpanan dan penyelenggaraan pelayanan dokumen, arsip inaktif / statis yang telah diserahkan tanggungjawab sepenuhnya berada pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta.
WARKAT	Kumpulan arsip berdasarkan kelompok masalah.
WEWENANG ARSIP NASIONAL	Arsip Nasional Republik Indonesia berwenang untuk menyelenggarakan koordinasi bimbingan dan pengawasan tehnis terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS	1. Sekretaris Daerah bertanggung jawab dalam bidang administrasi kearsipan Pemerintah propinsi DKI Jakarta.

http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/16/daftar-istilah